Топ поширених помилок під час реєстрації компанії у Польщі

Польською мовою термін «nazwa spółki (firma)» означає офіційне найменування юридичної особи. Іноді під час реєстрації бізнесу у Польщі підприємці стикаються з тим, що обрана ними назва вже присутня у державному реєстрі (KRS) або може бути сприйнята як занадто схожа на наявну. Це часто стає причиною відмови, оскільки в Польщі забороняється використання однакових або тих, що вводять в оману назв фірм.

Такі ситуації часто відбуваються, наприклад, коли власник однієї компанії хоче зареєструвати кілька філій. Деякі намагаються розрізняти їх, просто додаючи до основної назви цифри. Однак, такий підхід часто не розв'язує проблему. Польські реєстраційні органи можуть вважати це недостатньою відмінністю. Щоб уникнути відмови, розумніше вказувати у назві точне розташування підрозділу, наприклад: «Spółka XYZ – oddział w Krakowie» або «XYZ Katowice».

Якщо ж проблема полягає в тому, що назва вводить в оману, то важливо переконатися, що вона написана грамотно і не містить викривлень. Так, у деяких випадках підприємці використовують латинські символи, замінюючи польські літери з діакритиками (наприклад «ł» на «l» або «ś» на «s»"), або навмисно пишуть слова з помилками. Однак це нерідко розцінюється як спроба маніпулювати сприйняттям або як потенційна загроза для споживача, який може сплутати вашу компанію з іншою.

Щоб не виникли подібні непорозуміння, рекомендується заздалегідь провести перевірку унікальності назви через офіційні онлайн-ресурси, а також запросити для цього юриста, знайомого з польським корпоративним правом. Такий підхід допоможе сформувати безпечний імідж вашої компанії.

Помилки під час відкриття бізнесу в Польщі можуть бути різні, але одна з найпоширеніших – це вказання ​​невірного відділення судового органу, уповноваженого розглядати справи, пов'язані із комерційною реєстрацією (KRS). Така ситуація часто виникає при поданні документів через онлайн-систему S24 або при оформленні через нотаріуса без попередньої юридичної консультації.

Кожен регіон Польщі закріплений за певним територіальним судом, і під час створення фірми необхідно точно визначити, до якого з них відноситься адреса вашої майбутньої компанії. Якщо буде допущена помилка, процес реєстрації може затягнутися на 1–2 тижні та спричинити додаткові витрати (наприклад, повторну оплату послуги та перерахунок вартості підготовки нових документів).

Особливо часто такі помилки при реєстрації фірми у Польщі допускають підприємці, які реєструють бізнес самостійно вперше. Варто пам'ятати, що здебільшого реєстрацією компаній займаються комерційні відділи районних судів за місцеперебуванням юридичної адреси фірми, зазначеної в установчому договорі.

Уточнити, який саме суд відповідає за реєстрацію у вашому регіоні, можна на офіційних урядових ресурсах або отримати консультацію у бухгалтера, юридичного радника або досвідченого фахівця з реєстрації бізнесу у Польщі. Якщо ви подаєте документи через S24, система в ряді випадків підказує відповідний суд, проте завжди краще додатково перевіряти ще раз інформацію вручну, особливо якщо ви реєструєте компанію у великому місті, де кілька відділень можуть обслуговувати різні район.

Одна з найчастіших причин відмови при реєстрації компанії в Польщі — це допущені неточності у персональних даних співзасновників (wspólników) або осіб, які входять до складу правління (członków zarządu). Такі помилки можуть стосуватися паспортної інформації, адрес проживання, PESEL-кодів тощо. Будь-яка дрібниця може стати підставою для повернення заяви.

Особливо важливо перевіряти відповідність цих даних офіційних документів. Окрему увагу слід приділити адресній інформації. Важливі правильні поштові індекси, міста, воєводства, а іноді й коректне використання польських діакритичних знаків.

Додаткову складність викликає робота з онлайн-системою реєстрації. У ній не можна просто скопіювати та вставити адресу, оскільки система вимагає, щоб ви обрали її зі, списку, що випадає, автоматично звіряючи з базою офіційних польських адрес. Якщо вона не розпізнана, система може не прийняти заяву.

Для запобігання подібним помилкам рекомендується заздалегідь підготувати всі дані у правильній формі та при необхідності звірити їх з національними реєстрами. Це важливо, якщо реєстрацією займається підприємець самостійно. Також корисно проконсультуватися з представниками фірми, яка спеціалізується на реєстрації бізнесу у Польщі. Досвідчені співробітники SMK Consulting перевірять усі дані, та ризик повернення документів буде знижений.

Після того як підприємець затвердив статут своєї майбутньої компанії, він зобов'язаний протягом семи календарних днів подати всі необхідні документи до суду, внести фірму до державного реєстру. Цей термін є обов'язковим для дотримання.

Насправді ж нерідко буває, що заявка подається із запізненням. В окремих випадках співробітник реєстраційного органу може не звернути увагу на порушення термінів і все ж таки зареєструвати фірму. Однак такі ситуації є винятком.

Важливо розуміти, що подання документів з порушенням встановленого терміну може призвести до негативних наслідків. У кращому випадку реєстрація буде відкладена, а в гіршому – заявнику відмовлять, і процес доведеться починати наново.

У процесі реєстрації компанії потрібно суворо дотримуватися правила підписання установчих документів. Законодавством чітко визначено, хто з засновників або представників має право підписувати документи від імені майбутньої фірми, якому порядку це має відбуватися, які повноваження має кожен співзасновник і в яких випадках потрібен підпис однієї особи,  двох чи всіх учасників.

Якщо бізнес реєструється фізичною особою, то процедура, як правило, проходить без складнощів, оскільки усі документи підписуються безпосередньо заявником. Однак, коли підприємство засновується декількома особами, необхідно, щоб кожен з них особисто підписав статут та інші реєстраційні документи, суворо дотримуючись порядку, передбаченого законом і за конституцією.

Порушення закону призведе до небажаних юридичних наслідків. Наприклад, якщо один із засновників підписав статут без згоди або відсутність іншого учасника, попри те, що спільне підписання передбачено, така процедура буде вважатися неправомірною. Це створює ризик додаткових судових розглядів і затягує весь процес. Тому перевірка правомірності кожного засновника – важливий елемент підготовки. Щоб уникнути подібних помилок, необхідно заздалегідь ознайомитися з положеннями статуту та внутрішніми правилами представництва, особливо у разі колективного відкриття бізнесу.

Наявність номера PESEL не завжди є обов'язковою вимогою для старту реєстрації бізнесу у Польщі. Однак його наявність значно спрощує процедуру. Щоденний робочий процес в реєстраційних органах проходить швидше, оскільки не потрібні додаткові перевірки (наприклад, на тему наявності у кримінальних базах даних).

Відсутність PESEL в іноземця, своєю чергою, не блокує реєстрацію, але може стати причиною додаткових перевірок, подачі запиту чи затягування строків розгляду заяви. Особливо це актуально при подачі документів через онлайн-систему, де наявність PESEL дозволяє автоматично зчитувати дані про заявника та спрощує верифікацію.

Щоб помилки при реєстрації компанії в Польщі не завадили запуску вашого бізнесу, краще заручитись допомогою і підтримкою професіоналів. «СМК Консалтинг» надає професійний супровід у цьому процесі. Наша команда вже багато років приходить на допомогу підприємцям з різних країн, які бажають зареєструвати підприємства у Польщі. Ми допомагаємо оформити необхідні документи, що повністю супроводжуємо на всіх етапах запуску бізнесу. 

Співробітники SMK Consulting надають роз'яснення з різних питань, пов'язаних з веденням комерційної діяльності у Польщі, за розумною ціною. Це особливо важливо для тих, хто тільки починає знайомство з польською правовою та адміністративною системами, що допоможе не припуститися помилки при реєстрації фірми у Польщі.